Udfordringen
I 2023 tog Odense Kommune, Danmarks tredjestørste by, hul på en ambitiøs modernisering af sine indkøbsprocesser. Målet var klart: at øge effektiviteten, understøtte bæredygtighed og forbedre brugeroplevelsen for både indkøbere og slutbrugere. Kommunen havde brug for en digital løsning, der kunne håndtere kompleksiteten i offentlige udbud, skabe overblik over aftaler og samtidig være fleksibel nok til at følge med organisationens løbende behov.
Vi har ønsket at vise kommunerne, hvordan vores Tellis®-løsning er den bedste og mest revolutionerede løsning, der netop kan understøtte og automatisere forskellige arbejdsgange. Derfor er det utrolig dejligt, at vi har vundet Odense Kommune, hvor deres behov netop bliver indfriet med Tellis®.
– Marie Østergaard Andersen, CPO, Intellis
Odense stod over for flere konkrete udfordringer: et stort antal leverandørkontrakter skulle administreres og overvåges, udbudsregler skulle overholdes, og miljøhensyn skulle i højere grad integreres i indkøbsbeslutningerne. Samtidig var der et klart ønske om at erstatte forældede manuelle arbejdsgange med en moderne platform, som kunne bruges intuitivt uden lange oplæringsforløb.
Efter en konkurrencepræget EU-udbudsrunde faldt valget på Intellis og deres e-Procurement-løsning Tellis®. Valget blev truffet ikke kun på grund af systemets funktionalitet, men også fordi det tydeligt afspejlede kommunens ambitioner om smartere og mere bæredygtige offentlige indkøb.
Kunde
Odense kommune
Lokation
Odense, Danmark
Øvrige moduler
Løsningen
Tellis®-platformen er konfigureret med en række moduler, der matcher Odense Kommunes behov. Kontraktstyringsmodulet gør det muligt at samle alle aftaler ét sted, søgbart, struktureret og med automatiske påmindelser om fornyelser og udløb. Det giver overblik og styrker kontrollen med overholdelsen af indgåede aftaler.
Et særligt fokuspunkt for Odense er bæredygtighed, og her kan Tellis®’ indbyggede bæredygtighedsmodul gøre en reel forskel. Miljømærker og grønne kriterier gøres synlige hele vejen gennem indkøbsprocessen, så slutbrugerne lettere kan træffe klimabevidste valg uden at gå på kompromis med kvalitet eller overholdelse af retningslinjer.
Katalogstyringen effektiviseres med automatisering, så brugerne kun får adgang til opdaterede og godkendte varer og ydelser. Og med PunchOut-funktionen kan medarbejderne tilgå eksterne leverandørers webshops direkte fra Tellis®, mens alle produkter, priser og indkøbskurve automatisk overføres til platformen. Det skaber en genkendelig og fleksibel indkøbsoplevelse uden at gå på kompromis med compliance.
Vi er altid glade for, at der kommer nye medlemmer til Intellis-familien. Derfor er vi også stolte over, at Odense valgte os. Vi tror på, at vi kan få et rigtig godt samarbejde i forhold til en løbende udvikling af Tellis®.
– Stig Larsen, CEO, Intellis
Tellis® er desuden klar til at blive integreret med Odense Kommunes eksisterende ERP-system, hvilket sikrer en stabil datastrøm på tværs af afdelinger og eliminerer dobbeltindtastninger. Det åbner op for nøjagtig rapportering i realtid og skaber et mere sammenhængende digitalt økosystem for indkøb.
Implementeringen tilpasses lokale behov gennem fælles workshops og træningsforløb, hvilket lægger fundamentet for et tæt og langsigtet samarbejde.
Perspektivet
Med Tellis® får Odense Kommune et fremtidssikret værktøj, der understøtter smartere og grønnere offentlige indkøb. Løsningen imødekommer kommunens krav til kontraktstyring, brugervenlighed og bæredygtighed og er udviklet med fokus på innovation, samarbejde og løbende forbedring.
“Det har igennem hele udbudsprocessen været vigtigt for Odense Kommune, at det var en løsning, der var professionel i forhold til kontraktstyring. Men i særdeleshed også en løsning, der kan fremme deres bæredygtige indkøb. Derudover har brugervenlighed været et afgørende element i udbuddet. Alle de ønsker kan Tellis® leve op til, fordi den er bygget på den nyeste teknologi, vi har mange års erfaring med brugervenlighed, og dertil har teamet bag Intellis et stort fokus på løbende udvikling, innovation samt brugerinddragelse.” Siger Stig Larsen.
Med Tellis® får Odense Kommune fået et fremtidssikret værktøj, som understøtter smartere og grønnere indkøb og et partnerskab med Intellis, der rækker langt ud over selve implementeringen.
Om Odense Kommune
- Over 207.000 indbyggere, hvilket gør Odense til Danmarks tredjestørste kommune.
- Omkring 17.000 personer arbejder i Odense Kommune på tværs af afdelinger og institutioner.
- Kommunen driver cirka 35 folkeskoler og over 100 daginstitutioner.
- Odense har som mål at være klimaneutral i 2030 og har stort fokus på grønne indkøb og cirkulær økonomi.
- Odense Kommune foretager offentlige indkøb for adskillige milliarder kroner årligt, fra IT og serviceydelser til byggeri og sundhedssektor.
Læs mere om Odense kommune: https://www.odense.dk
Udfordringen
Brugervenlighed stod øverst på ønskelisten hos Varde Kommune. Med næsten 50.000 indbyggere og mange decentrale enheder havde kommunen brug for et indkøbssystem, som alle medarbejdere let kunne anvende i hverdagen. Samtidig var det afgørende, at løsningen kunne håndtere hele den komplekse indkøbsproces digitalt, fra varekøb til fakturabetaling, uden at gå på kompromis med funktionalitet eller overblik.
Det var en udfordring at finde en enkel applikation, der både er nem at navigere i og robust nok til at understøtte alle trin i processen. Desuden manglede kommunen et samlet overblik over de mange leverandørkontrakter på tværs af forvaltningerne, så indkøbene kunne styres hen mod de rette aftaler og priser. Varde søgte kort sagt en løsning, der kunne integreres i de eksisterende arbejdsgange og samtidig løfte brugeroplevelsen markant.
Kunde
Varde kommune
Lokation
Varde, Danmark
Øvrige moduler
Løsningen
Intellis’ svar på udfordringen blev Tellis®, en skræddersyet e-indkøbsplatform konfigureret præcist til Varde Kommunes behov. Løsningen understøtter hele den elektroniske indkøbsproces og samler alle aftaler digitalt. Med et dedikeret kontraktstyringsmodul fik kommunen ét centralt sted at opbevare og dele alle kontrakter, hvilket gav et langt bedre overblik og automatiske påmindelser om vigtige frister. Samtidig sikrer platformen, at medarbejderne altid køber ind under de rigtige aftaler, til den aftalte pris og kvalitet. Brugeradgangen er rollebaseret og styres centralt, så hver medarbejder kun ser de kataloger og varer, der er relevante for dem.
Denne tillidsfulde samarbejdsånd betød, at løsningen fra start blev tilpasset lokale arbejdsgange og brugernes feedback.
– Lisbeth Kohls Jensen, Chef for Indkøb, Varde Kommune
Tellis® blev desuden integreret med Varde Kommunes økonomisystem, så data flyder gnidningsfrit fra bestilling til betaling, uden manuelle mellemregninger. Implementeringen skete i tæt dialog mellem Varde og Intellis, hvor leverandøren udviste stor fleksibilitet og lydhørhed over for kommunens ønsker. “Vi er glade for, at de er på banen igen, og vi har tillid til, at de kan, fordi det har vi set før. De har været rigtig fleksible i forhold til, at vi kan få opfyldt de ønsker vi har, og været lyttende omkring det,”
Resultatet
Allerede kort efter implementeringen mærkede Varde Kommune en forskel. Medarbejderne oplever en mere enkel tilgang til e-handel, hvor indkøb nu kan foretages hurtigt og intuitivt uden omfattende oplæring. Den forbedrede kontraktstyring på tværs af afdelinger har øget overholdelsen af indgåede aftaler og gjort det nemmere at følge op på leverandører og priser. Samtidig har central styring af brugeradgange skabt bedre kontrol og sikret, at kun autoriserede brugere foretager indkøb, alt sammen uden at belaste IT-afdelingen unødigt.
Varde fremhæver selv brugervenligheden ved Tellis® og forventer stor værdi af de mange funktioner, både nu og i fremtiden: “Tellis® virker brugervenligt og let at navigere i, og det er topprioritet, at vores slutbrugere får den bedste løsning. Vi forventer, at vi og slutbrugerne får stort udbytte af løsningens funktioner. Løsningen forventes at kunne opfylde vores nuværende behov samt de behov vi har eller får i fremtiden. Varde ser frem til samarbejdet med Intellis, hvor vi sammen sikrer, at løsningen opfylder vores og brugernes behov.”
Om Varde Kommune
- Næsten 50.000 indbyggere, en mellemstor kommune i Danmark
- Areal på 1.240 km² gør Varde til Danmarks femtestørste kommune målt på areal
- Omkring 4.000 medarbejdere arbejder i Varde Kommune og servicerer borgerne
- Lang Vesterhavskyst og enestående naturområder som Nationalpark Vadehavet og Naturpark Vesterhavet tiltrækker borgere og turister
- Varde Kommune foretager hvert år offentlige indkøb for flere hundrede millioner kroner, alt fra IT og kontorartikler til byggeri, undervisning og pleje
Læs mere om Varde kommune: https://vardekommune.dk
