Udfordringen
Rudersdal Kommune stod over for en kompleks opgave: at modernisere deres indkøbsproces for at imødekomme ambitiøse mål inden for bæredygtighed, effektivitet og digitalisering. Med et årligt indkøbsbudget på cirka 1,4 milliarder kroner var det afgørende at sikre, at hver krone blev brugt optimalt og i tråd med kommunens værdier.
Den eksisterende indkøbsstruktur var præget af fragmenterede systemer og manuelle processer, hvilket gjorde det vanskeligt at opnå det ønskede overblik og kontrol. Derudover ønskede kommunen at integrere bæredygtighedskriterier direkte i indkøbsprocessen for at understøtte deres klimahandlingsplan og reducere CO₂-udledninger fra indkøb.
Systemet er gennemtænkt og lavet med en forståelse for vores behov. Vi forventer, at Intellis vil understøtte vores udvikling af indkøb i kommunen, således de decentrale brugere skal bruge mindst mulig tid på indkøb, og vi får styret vores kontrakter mest optimalt.
– Kamilla Stark Kønsmann, Indkøbschef Rudersdal Kommune
Løsningen
For at imødekomme disse udfordringer valgte Rudersdal Kommune at implementere Intellis’ e-Procurement-løsning, Tellis®. Platformen blev tilpasset kommunens specifikke behov og integreret med deres eksisterende systemer for at sikre en smidig overgang.
Et centralt element i løsningen var det indbyggede segmenteringsværktøj, som gjorde det muligt for kommunen at tilpasse kontraktstyringen efter deres egen model. Dette gav et klart overblik over alle leverandøraftaler og sikrede, at kontrakter blev forvaltet effektivt gennem hele deres løbetid.
Derudover blev bæredygtighed integreret som en kernekomponent i indkøbsprocessen. Med Tellis® kunne kommunen nemt identificere og prioritere leverandører, der opfyldte deres miljømæssige krav, hvilket understøttede målet om at reducere CO₂-udledninger fra indkøb.
Kunde
Rudersdal Kommune
Lokation
Holte, Danmark
Øvrige moduler
Kamilla Stark Lønsmann, Indkøbschef i Rudersdal Kommune, udtaler: “Den primære årsag til at vi valgte Intellis er, at systemet i høj grad understøtter vores arbejde med kontraktstyring med det indbyggede segmenteringsværktøj, som vi kan tilpasse vores egen model. Systemet er gennemtænkt og lavet med en forståelse for vores behov. Vi forventer, at Intellis vil systemunderstøtte vores udvikling af indkøb i kommunen, således de decentrale brugere skal bruge mindst mulig tid på indkøb og således vi får styret vores kontrakter mest optimalt. Samtidig forventer vi, at Intellis følger den teknologiske udvikling, således vi vil kunne gøre brug af denne i vores arbejde.”
Resultatet
Implementeringen af Tellis® har ført til markante forbedringer i Rudersdal Kommunes indkøbsproces. Medarbejderne bruger nu mindre tid på administrative opgaver og har fået bedre værktøjer til at træffe informerede beslutninger. Den øgede transparens og kontrol har ikke kun forbedret effektiviteten, men også styrket kommunens evne til at opnå deres bæredygtighedsmål.
Om Rudersdal Kommune
- Rudersdal Kommune har ca. 58.000 borgere og dækker et areal på 73 km² i det naturskønne Nordsjælland.
- Kommunen beskæftiger omkring 4.500 medarbejdere fordelt på områder som skole, ældrepleje, teknik og miljø.
- Rudersdal har en ambitiøs klimahandlingsplan med målet om 70 % CO₂-reduktion inden 2030 og CO₂-neutralitet senest i 2050.
- Kommunens årlige indkøbsvolumen ligger på cirka 1,4 milliarder kroner, hvilket stiller høje krav til både strategisk overblik og digital understøttelse.
- Bæredygtighed, gennemsigtighed og ansvarlige indkøb er centrale pejlemærker i kommunens indkøbspolitik.
Læs mere om Rudersdal kommune: https://rudersdal.dk
Udfordringen
Billund Kommune stod over for behovet for at modernisere deres indkøbs- og kontraktstyringssystemer. Målet var at finde en løsning, der ikke blot opfyldte de nødvendige funktionelle krav, men også tilbød en intuitiv brugerflade, som kunne lette den daglige drift og sikre høj compliance på tværs af organisationen.
Billund Kommune har valgt Tellis® som nyt E-handels & Kontraktstyringssystem, fordi systemet indeholder både den funktionalitet vi har brug for samt det visuelle udtryk vi ønsker af et indkøbssystem.
– Jacob Saxeskov, Indkøbschef, Billund Kommune
Løsningen
Efter en grundig udbudsproces valgte Billund Kommune Tellis® som deres nye e-handels- og kontraktstyringsplatform. Valget blev truffet på baggrund af systemets evne til at kombinere omfattende funktionalitet med et moderne og brugervenligt design. Tellis® blev implementeret med henblik på at optimere kommunens digitale indkøbsprocesser og styrke overblikket over kontrakter og aftaler.
Kunde
Billund Kommune
Lokation
Grindsted, Danmark
Øvrige moduler
Resultatet
Med implementeringen af Tellis® har Billund Kommune opnået en mere effektiv og overskuelig indkøbsproces. Systemets intuitive opbygning har gjort det nemt for medarbejderne at tilpasse sig den nye platform, hvilket har resulteret i øget compliance og bedre styring af kontrakter. Den 4-årige aftale med Tellis® markerer et vigtigt skridt i kommunens bestræbelser på at digitalisere og optimere deres indkøbsfunktioner.
Om Billund Kommune
• Billund Kommune er beliggende i Region Syddanmark og dækker et areal på 540 km².
• Kommunen har en befolkning på cirka 27.000 indbyggere.
• Hovedbyen er Grindsted, mens Billund er kendt som hjemsted for LEGO og Legoland.
• Kommunen er en del af Trekantområdet og profilerer sig som “Børnenes Hovedstad”, med fokus på børns læring og udvikling.
• Billund Kommune beskæftiger omkring 2.500 medarbejdere og arbejder aktivt med digitalisering og effektivisering af offentlige services.
Læs mere om Billund kommune: https://www.billund.dk/
Udfordringen
Næstved Kommune stod over for behovet for at modernisere og forenkle deres indkøbsproces. De ønskede et digitalt system, der ikke blot kunne skabe overblik og sikre bedre overholdelse af indkøbsaftaler, men som også kunne lette hverdagen for kommunens medarbejdere. Det var afgørende, at løsningen var intuitiv og krævede minimal oplæring, så alle brugere uanset digitalt niveau hurtigt kunne tage systemet i brug uden omfattende kurser eller lange opstartsforløb.
Vi har valgt Tellis®, fordi systemet er yderst brugervenligt og nemt at implementere hos slutbrugerne. Systemets funktionalitet gør det muligt for os at optimere vores indkøb uden omfattende oplæring, hvilket har været en stor fordel.
– Sanela Brutulovic, medlem af Næstved Kommunes indkøbsteam.
Løsningen
Kommunen valgte Tellis®, Intellis’ e-handelssystem, som fundamentet for deres nye indkøbsproces. Systemet blev valgt på baggrund af sin brugervenlighed, fleksibilitet og evne til at understøtte en kompleks offentlig indkøbsstruktur uden at gå på kompromis med enkelheden i daglig brug. Med Tellis® kunne kommunen indføre mere effektive arbejdsgange, sikre bedre koordinering på tværs af afdelinger og få mere ud af deres eksisterende indkøbsaftaler. Implementeringen blev tilrettelagt, så den kunne rulles ud uden store forstyrrelser i driften, en vigtig faktor i en kommunal hverdag præget af travlhed og mange berøringsflader.
Kunde
Næstved Kommune
Lokation
Næstved, Danmark
Øvrige moduler
Resultatet
Efter implementeringen har Næstved Kommune oplevet markante forbedringer i deres daglige arbejde med indkøb. Processerne er blevet væsentligt enklere, og slutbrugerne kan nu let finde, bestille og følge op på varer og ydelser direkte i systemet uden behov for lange introduktioner eller eksterne kurser. Det har frigivet tid til kerneopgaver og reduceret fejl i både ordrer og overholdelse af aftaler.
Samtidig har Tellis® givet kommunen et langt bedre samlet overblik over deres indkøb på tværs af afdelinger og leverandører. Det har styrket compliance, gjort opfølgning nemmere og skabt en mere transparent indkøbsproces. Implementeringen blev gennemført hurtigt og problemfrit, understøttet af Tellis®’ intuitive brugerflade og en struktureret tilgang til onboarding.
Næstved Kommunes rejse med Tellis® viser, hvordan et digitalt indkøbssystem kan gøre en mærkbar forskel, ikke kun for indkøbsafdelingen, men for hele organisationen.
Om Næstved Kommune
- Næstved Kommune ligger centralt på Sydsjælland og har omkring 83.000 indbyggere.
- Kommunens areal strækker sig over 681 km² med både by, land og kystlinje i spil.
- Der er cirka 6.000 ansatte i kommunen fordelt på områder som skole, ældrepleje, teknik og administration.
- Næstved er en del af Fællesudbud Sjælland (FUS), hvor 16 kommuner samarbejder om indkøb og udbud for at opnå stordriftsfordele og øget professionalisering.
- Kommunen har fokus på digitalisering og effektivisering af indkøbsprocesser som en del af sin overordnede moderniseringsstrategi.
Læs mere om Næstved kommune: https://www.naestved.dk
Udfordringen
Glostrup Kommune stod med et voksende behov for at forenkle og modernisere sin tilgang til offentlige indkøb. Kommunens indkøbsteam oplevede, at det eksisterende system var præget af manuelle arbejdsgange, uensartede processer og manglende overblik over aftaler og leverandører. De ønskede en løsning, der ikke blot kunne samle alt ét sted, men også sikre bedre compliance og skabe en lettere hverdag for brugerne.
Samtidig var det vigtigt, at den nye løsning kunne favne både de centrale indkøbere og de mange decentrale brugere i organisationen. Systemet skulle være intuitivt nok til, at det kunne bruges effektivt uden omfattende oplæring, og fleksibelt nok til at følge med kommunens fremtidige behov.
Tellis® har vist sig at være et yderst brugervenligt system, som er nemt at integrere i vores brugeres daglige arbejdsgange. Vi ser frem til at bruge systemet til at optimere vores indkøb og styrke vores processer.
– Glostrup Kommunes indkøbsteam
Kunde
Glostrup kommune
Lokation
Glostrup, Danmark
Øvrige moduler
Løsningen
Med Tellis® fik Glostrup Kommune en e-handelsløsning, der kombinerer struktur med fleksibilitet. Platformen blev implementeret med fokus på enkelhed, relevans og automatisk styring af centrale processer. Indkøbssystemet blev konfigureret, så brugerne kun ser opdaterede og godkendte produkter og ydelser, hvilket reducerer risikoen for fejl og sikrer overholdelse af aftaler.
Et af nøgleelementerne var katalogstyring og PunchOut-integration, som giver medarbejderne mulighed for at handle direkte fra leverandørernes webshops. Produkter, priser og indkøbskurve synkroniseres automatisk med Tellis®, så compliance og sporbarhed bevares, uden at det går ud over den gode brugeroplevelse.
Systemet understøtter også decentralisering ved at give afdelingerne frihed til at handle inden for definerede rammer. Samtidig har indkøbsteamet overblik og kontrol via dashboards og rapportering, der viser, hvordan budgetter anvendes, og hvor der kan optimeres yderligere.
Intellis har i tæt dialog med kommunen sikret, at platformen er tilpasset Glostrups organisering og arbejdsgange. Et effektivt onboardingsforløb og brugervenligt design har gjort det muligt at implementere løsningen hurtigt og smidigt.
Resultatet
Med Tellis® har Glostrup Kommune fået en løsning, der ikke alene forbedrer indkøbsprocesserne, men også styrker samarbejdet på tværs af organisationen. Brugerne oplever nu en mere enkel og strømlinet arbejdsdag, hvor systemet guider dem frem for at stå i vejen. Samtidig har ledelsen fået bedre indblik i indkøbsdata og mulighed for at følge op med præcise nøgletal.
Den øgede compliance betyder, at kommunen i højere grad sikrer sig mod fejlindkøb og utilsigtede aftalebrud. Samtidig kan der handles mere strategisk og bæredygtigt, fordi platformen gør det nemt at vælge godkendte produkter og leverandører.
Valget af Tellis® har skabt et solidt fundament for smartere indkøb i Glostrup Kommune. Med Intellis som partner får kommunen løbende adgang til ny funktionalitet og udvikling, som kan understøtte deres strategi, både nu og fremover.
Om Glostrup Kommune
- Ca. 23.000 indbyggere fordelt på både byområder og grønne rekreative omgivelser
- Kommunen har et stærkt fokus på digitalisering og effektive arbejdsgange
- Har tidligere implementeret flere cloudbaserede løsninger for at sikre agilitet og datasikkerhed
- Offentlig indkøbsvolumen i kommunen løber op i et trecifret millionbeløb årligt
- Organisationen tæller over 1.800 ansatte på tværs af fagområder som skole, ældrepleje, teknik og administration
Læs mere om Glostrup kommune: https://www.glostrup.dk
Udfordringen
Fredensborg Kommune har i mange år arbejdet struktureret med deres kontraktstyring. Derfor var det heller ikke en tilfældighed, at netop segmentering blev omdrejningspunktet, da de skulle vælge en ny digital løsning. Målet var klart: skabe et samlet overblik og gøre de manuelle arbejdsgange fuldt elektroniske.
Kommunen havde behov for et samlet system, der kunne håndtere både struktur og skalering. De ønskede sig et digitalt flow, som kunne forenkle arbejdet med kontrakter og gøre det lettere at finde, dele og følge op.
Samtidig var det vigtigt, at løsningen kunne understøtte forskellige kontrakttyper og tilgange på tværs af forvaltningerne. Segmenteringsmodellen spiller her en nøglerolle og krævede en løsning, som kunne tænke på samme måde.
Det skulle også være nemt for både centrale og decentrale indkøbere at tilgå data og navigere i kontrakterne, uden at det krævede lange oplæringsforløb eller teknisk forståelse.
Kunde
Fredensborg kommune
Lokation
Kokkedal, Danmark
Øvrige moduler
Løsningen
Med Tellis® får Fredensborg Kommune en løsning, som allerede fra start er bygget op omkring deres egne principper. Kontraktoverblikket bliver fuldt digitalt, og alle dokumenter kan tilgås, deles og opdateres sikkert og effektivt.
Vi glæder os meget til at tage det nye system i brug. Særligt ønsker vi en løsning, som understøtter Fredensborg Kommunes kontraktstyringskoncept og segmenteringsmodel. Det er vi nu sikre på at få, da Intellis har udviklet en løsning, som tager udgangspunkt i netop vores behov.
– Jennifer Brethvad, Chefindkøber, Fredensborg Kommune
Platformen understøtter også en automatiseret arbejdsfordeling, hvor forskellige roller og niveauer arbejder med det, der giver mening for dem. Det frigiver tid og sikrer, at kommunen ikke mister vigtige deadlines eller overblik undervejs.
“Vi kender personerne bag Intellis og er ikke i tvivl om, at løsningen de leverer, er svaret på det, som Fredensborg Kommune drømmer om at sætte strøm til,” siger Jennifer Brethvad og tilføjer, at brugerne også får adgang til nye funktioner, bedre søgning og mulighed for at effektivisere hele indkøbsprocessen.
Resultatet
Segmentering er nu fuldt integreret i den digitale kontraktstyring. Tidligere manuelle arbejdsgange bliver sat i system, og alle kontrakter er tilgængelige ét sted. Det giver overblik, mindsker fejl og gør det langt nemmere at arbejde strategisk med kommunens indkøb.
Om Fredensborg Kommune
- Har cirka 42.000 indbyggere og ligger i Nordsjælland
- Kommunen har omkring 3.000 ansatte på tværs af skoler, daginstitutioner og administration
- Arbejder strategisk med indkøb og kontraktstyring baseret på segmentering
- Har fokus på digitalisering og automatisering af arbejdsgange
- Kommunen foretager årligt indkøb for flere hundrede millioner kroner
Læs mere om Fredensborg kommune: https://fredensborg.dk
Udfordringen
Ishøj Kommune arbejder intensivt på at få etableret e-handel i kommunen. Overgangen til at e-handle kræver både et skift i arbejdsgange og -kulturen, men det kræver i den grad også et system, brugerne nemt kan tage til sig og kan se værdien i.
Det var interessant at se, hvordan en implementering stadig kan forløbe succesfuldt i mindre afdelinger, så længe man har et stærkt samarbejde, løbende dialog og et indledende møde, der afklarer forventningerne til hinanden. Søren har virkelig knoklet for det her.
– Anna, projektleder, Intellis
Løsningen
Erfaringerne fra Ishøj viser klart, at alle afdelinger kan få gavn af at komme i gang med Tellis®, uanset hvor store eller små de er. Det gælder simpelthen om at justere implementeringen, så den matcher de konkrete behov og ressourcer, kommunen har til rådighed.
Tellis® fik også stor anerkendelse for sin brugervenlighed og det intuitive design. Især indkøbsmodulet høstede begejstring hos både indkøbsafdelingen og slutbrugerne. Favoritfunktionerne med kurve og lister ramte plet hos mange. Muligheden for at dele dem på tværs af organisationen var ekstra populær.
Kunde
Ishøj Kommune
Lokation
Ishøj, Danmark
Øvrige moduler
Resultatet
Ishøj Kommune afsluttede i maj 2024 deres implementering i Tellis®, da projektleder Anna og Indkøbskonsulent Søren Roslef satte det sidste flueben ud for deres implementeringsforløb af Tellis®.
Et forløb der, grundet indkøbsafdelingens størrelse, har varet lidt længere end gennemsnittet, men det har ikke påvirket oplevelsen. Tværtimod beskriver begge parter implementeringen som succesfuld og rigtig god. Den har været præget af grundighed, konstruktiv sparring og et godt samarbejde mellem Anna og Søren.
En af vores vigtigste opgaver er at behovsafdække og forventningsafstemme med kunderne inden implementeringen går i gang. På den måde sikrer vi, at implementeringen bliver skræddersyet til den enkelte kundes behov.
– Marie Andersen, CPO, Intellis
Om Ishøj Kommune
- Ishøj Kommune er beliggende i Region Hovedstaden og dækker et areal på 26,15 km².
- Kommunen har et indbyggertal på cirka 24.365 personer.
- Med omkring 2.300 ansatte er kommunen en af de større arbejdspladser i området.
- Ishøj er kendt for sin kulturelle mangfoldighed og har en høj andel af borgere med anden etnisk baggrund end dansk.
- Kommunen prioriterer digitalisering og effektivisering af sine processer for at forbedre servicen til borgerne.
Læs mere om Ishøj kommune: https://ishoj.dk
Udfordringen
Økonomichef hos Ringkøbing-Skjern Kommune Jane Henriksen, var tydelig i sit ønske: en løsning, der gør det nemt for brugerne at finde de rigtige varer uden at skulle kæmpe med forældede grænseflader eller ulogiske strukturer. Den tidligere platform havde udtjent sin rolle og kunne ikke længere leve op til kommunens ambitioner om digital modenhed og bæredygtighed.
Vi har brug for at brugerne ude i den anden ende kan købe de rigtige ting på en let måde, som er let tilgængelig. Der synes jeg bare, at Tellis® slog kegler.
– Jane Henriksen, Økonomichef hos Ringkøbing-Skjern Kommune
Tilliden til Intellis spillede også en vigtig rolle. Erfaringen med tidligere løsninger og et team, der kendte både kommunens behov og arbejdsgange, gjorde overgangen lettere og mere tryg.
Kunde
Ringkøbing-Skjern Kommune
Lokation
Ringkøbing, Danmark
Øvrige moduler
Løsningen
Med Tellis® har kommunen fået adgang til en ny generation af e-indkøb. Systemet er intuitivt, hurtigt og skræddersyet til at hjælpe brugerne frem til den rigtige vare, også når sprog og søgninger ikke altid matcher. Som Britta Nørgaard, udbudskonsulent, bemærker: “Herovre kalder vi det stanniol, og i København kalder man det alufolie. Men det er der ikke særlig mange af vores brugere, der vidste. Her kan søgemaskinen alligevel hjælpe brugeren med at finde varen.”
Samtidig er bæredygtighed tænkt ind hele vejen. Fra registrering til opfølgning. Det giver kommunen bedre muligheder for at understøtte sine grønne mål i praksis, og gør det lettere for både ledelse og medarbejdere at tage ansvarlige valg.
Og vigtigst af alt: samarbejdet med Intellis er ikke tungt og teknokratisk, men smidigt og løsningsorienteret.
Resultatet
Ringkøbing-Skjern har i dag en moderne platform, som gør indkøb lettere, mere effektivt og langt mere bæredygtigt. Tilliden til systemet er vokset, brugerne oplever mindre friktion, og organisationen har fået et digitalt værktøj, som kan bære både ambitioner og drift.
Om Ringkøbing-Skjern Kommune
- Har cirka 56.000 indbyggere og er geografisk Danmarks største kommune
- Kommunen arbejder målrettet med digitalisering og grøn omstilling
- Over 5.000 ansatte fordelt på institutioner, forvaltninger og serviceenheder
- Har høj fokus på e-handel som strategisk redskab
- Har samarbejdet med Intellis siden 2023 med Tellis® som kontrakt- og indkøbsplatform
Læs mere om Ringkøbing-Skjern kommune: https://www.rksk.dk
Udfordringen
Indkøbsområdet i Vejen Kommune var tidligere præget af mange manuelle arbejdsgange, spredte løsninger og et systemlandskab, som ikke talte særlig godt sammen. Med flere hundrede brugere på tværs af organisationen var det helt afgørende at finde en ny platform, der kunne sikre et mere sammenhængende og digitalt flow.
Samtidig havde kommunen brug for en løsning, som kunne integreres med eksisterende systemer, ikke mindst økonomisystemet ØS Prisme, og som kunne håndtere alt fra bestilling og kontering til varemodtagelse og betaling.
Behovet for at få overblik over kontrakter, indkøb og leverandørstyring voksede. Men det skulle gøres på en måde, som ikke gjorde hverdagen tungere for de medarbejdere, der skulle bruge systemet.
Høj performance er en fornøjelse. Men i bund og grund handler det mere om brugertilfredshed, overblik og intuitive processer og flow i løsningen. Det har vi i dag, og det kommer vi til at toppe med Tellis® i 2023.
– Martin Larsen, Teamkoordinator, Vejen Kommune
Derfor var brugervenlighed et afgørende parameter i valget af ny platform. Det samme gjaldt muligheden for at kunne måle og følge op på bæredygtighed og compliance, to områder som fylder stadig mere i kommunens strategi.
Kunde
Vejen kommune
Lokation
Vejen, Danmark
Øvrige moduler
Løsningen
Intellis præsenterede en løsning, som ramte plet. Tellis® platformen blev lanceret som en ny, gennemarbejdet løsning til digital e-handel og kontraktstyring, hvor al funktionalitet er samlet i ét flow.
For Vejen Kommune betød det, at både den eksisterende Prisme 2009 og den kommende opgradering til Prisme 365 kunne kobles direkte op med Tellis®, så data flyder frit mellem systemerne. Intet skal tastes to gange.
Platformen blev desuden sat op med moduler til både kontraktstyring, kataloghåndtering og segmenteret tilgang til indkøb. På den måde kan kommunen målrette sine indsatser efter behov og samtidig sikre, at brugerne kun har adgang til de rigtige produkter og leverandører.
Samtidig er der tænkt på bæredygtighed. Systemet giver mulighed for at synliggøre grønne valg, så brugerne bliver motiveret til at træffe klimavenlige beslutninger i deres daglige indkøb. Det sker uden løftede pegefingre, men med tydelighed og lethed.
Resultatet
Vejen Kommune oplever nu et langt bedre overblik over både kontrakter og indkøbsprocesser. Platformen har gjort det muligt at samle mange små, spredte arbejdsgange i ét enkelt og intuitivt system, som fungerer på tværs af afdelinger og funktioner.
Med segmenteringsmodulet kan kommunen styre og prioritere indkøb smartere og bruge ressourcerne, hvor de gør størst forskel. Bæredygtighedsdata kan nu måles og følges tæt, og hele organisationen har fået øjnene op for værdien af mere grønne indkøb.
Samtidig oplever indkøbsfunktionen, at den centrale dialog er styrket. Brugerne kommunikerer mere direkte og struktureret, fordi de ved, hvor og hvordan de skal stille spørgsmål. Det skaber ro, klarhed og bedre beslutninger.
Om Vejen Kommune
- Vejen Kommune har cirka 43.000 indbyggere og ligger centralt placeret i Sydjylland
- Kommunen har i flere år været kåret som Danmarks mest erhvervsvenlige kommune
- Organisationen har omkring 3.500 medarbejdere fordelt på administration, skoler, dagtilbud og ældrepleje
- Vejen Kommune er i fuld gang med en digitaliseringsrejse, der skal forenkle arbejdsgange og styrke datadrevet ledelse
- Kommunen foretager hvert år offentlige indkøb for et trecifret millionbeløb på tværs af sektorer og leverandører
Læs mere om Vejen kommune: https://vejen.dk
Udfordringen
Høje-Taastrup Kommunes ambition var tydelig: færre fysiske køb, færre manuelle fakturaer og langt mere elektronisk handel. Samtidig var det afgørende at få indarbejdet bæredygtighed direkte i kontraktstyringen, så det bliver tydeligt, hvilke kontrakter der understøtter hvilke verdensmål. Den tidligere løsning kunne ikke følge med det niveau af indsigt og styring, som indkøbsafdelingen havde brug for.
Det, at der er indbygget risikovurderinger i kontrakterne og bæredygtighed, det er meget vigtigt, at vi kan se hvad for nogle kontrakter, der lever op til hvilke verdensmål. Det er noget af det, der har tændt os i forhold til Intellis’ kontraktstyringssystem.
– Lars Dyreborg-Gunslev, Indkøbschef hos Høje-Taastrup Kommune
Udfordringen handlede også om data. For at få et reelt overblik og optimere opfølgningen på tværs af indkøbsprocesser, havde Høje-Taastrup brug for bedre sammenhæng mellem kontraktstyring, e-handel og økonomisystemet.
Kunde
Høje-Taastrup kommune
Lokation
Taastrup, Danmark
Øvrige moduler
Løsningen
Tellis® blev valgt, fordi det kan noget andet. Det er bygget til at fungere som rygraden i en sammenhængende, offentlig indkøbsstruktur. Med indbygget bæredygtighedsmodul og risikoregistrering kan kommunen nu dokumentere, hvordan deres aftaler bidrager til verdensmålene, og samtidig sætte ind der, hvor der er behov for ekstra opmærksomhed.
Samtidig er løsningen ikke bare et system, man logger ind i. Den er en aktiv del af dagligdagen og gør det nemt at handle elektronisk, dele ansvar og automatisere opfølgning. Kommunen har fået en brugervenlig løsning, som gør det let at agere, dokumentere og analysere på tværs. Og med Intellis’ åbne udviklingstilgang er systemet løbende blevet tilpasset og videreudviklet i takt med organisationens behov.
Intellis har nogle langt mere progressive tanker om udvikling af løsninger. Det vi har set, som ligger i Tellis®, i forhold til kontraktstyring, er fantastisk godt og kan sige, at der går vi lige et par trin op ad stigen.
– Jan Hansen, Udbudskonsulent, Høje Taastrup Kommune
Resultatet
I dag arbejder Høje-Taastrup Kommune med en løsning, som ikke bare administrerer kontrakter, men giver indsigt, styring og sammenhæng. Brugervenligheden er mærkbar, både for slutbrugere og indkøbsfunktioner, og det skaber effekt på bundlinjen. Data flyder mere frit, beslutninger træffes hurtigere, og bæredygtighed er ikke længere en tillægsøvelse, men en integreret del af hele kontraktlivet.
Om Høje-Taastrup Kommune
- Har cirka 55.000 indbyggere og er en af Danmarks mest erhvervsvenlige kommuner
- Kommunen beskæftiger cirka 4.500 medarbejdere
- Arbejder målrettet med digitalisering af indkøb og administration
- Har høje målsætninger for bæredygtighed og grøn omstilling
- Etableret samarbejde med Intellis siden 2022 med fokus på kontraktstyring og e-handel
Læs mere om Høje-Taastrup kommune: https://www.htk.dk
Udfordringen
Kolding Kommune har i årevis arbejdet målrettet med digitalisering af deres indkøb. Men ambitionerne voksede. De havde brug for mere end blot et stabilt system. Det skulle være et værktøj, som kunne understøtte indkøberne i praksis, skabe overblik og samtidig være til at finde rundt i. Ikke kun for specialister, men for alle brugere.
Vi ser Intellis som en god samarbejdspartner, der kan hjælpe os med at give Kolding Kommunes indkøbere de bedst mulige forudsætninger for at kunne løse deres indkøbsopgaver. Indkøbssystemet er intuitivt og overskueligt, samt indeholder funktioner, vi kender i privaten.
– Indkøbsafdelingen, Kolding Kommune
Det var ikke kun funktionalitet, der var afgørende. Samarbejdet skulle være baseret på sparring og gensidig forståelse, og udviklingen skulle ske i takt med virkeligheden.
Kunde
Kolding Kommune
Lokation
Kolding, Danmark
Øvrige moduler
Kolding Kommune valgte Tellis® som samlet e-Procurement platform. Løsningen blev leveret med kontraktstyring, katalogstyring, e-handel, bæredygtighedsmodul og en række funktioner, som gør søgning og håndtering af kurve let for brugerne. Systemet trækker på erfaringer fra den private sektor, men er designet til det offentlige.
Med vores løsning Tellis® er vi sikre på, at både indkøbsafdelingen og alle brugere i Kolding Kommune får endnu mere tid til deres kerneopgaver.
– Stig Larsen, CEO, Intellis
Løsningen
Dialogfunktionen har gjort det muligt at samle kommunikation ét sted, og bæredygtighedsmodulet giver kommunen mulighed for at følge op på grønne mål, også på tværs af indkøbskategorier.
Resultatet
Med Tellis® har Kolding Kommune fået en moderne og fleksibel platform, som understøtter hele indkøbsrejsen. Brugerne oplever en hurtigere og mere målrettet søgefunktion, mulighed for at arbejde med flere kurve på én gang og bedre overblik over bæredygtighedsdata. Samarbejdet med Intellis giver samtidig en tryg ramme for videre udvikling.
Om Kolding Kommune
- Har ca. 94.000 indbyggere og er en af de største kommuner i Syddanmark
- Kommunen har fokus på digitalisering og grøn omstilling
- Arbejder med strategisk e-handel på tværs af fagområder
- Har flere tusinde brugere af indkøbssystemet på tværs af afdelinger
- Indgik kontrakt med Intellis i 2024 på hele Tellis®-platformen
Læs mere om Kolding kommune: https://www.kolding.dk
