Udfordringen
Indkøbsområdet i Vejen Kommune var tidligere præget af mange manuelle arbejdsgange, spredte løsninger og et systemlandskab, som ikke talte særlig godt sammen. Med flere hundrede brugere på tværs af organisationen var det helt afgørende at finde en ny platform, der kunne sikre et mere sammenhængende og digitalt flow.
Samtidig havde kommunen brug for en løsning, som kunne integreres med eksisterende systemer, ikke mindst økonomisystemet ØS Prisme, og som kunne håndtere alt fra bestilling og kontering til varemodtagelse og betaling.
Behovet for at få overblik over kontrakter, indkøb og leverandørstyring voksede. Men det skulle gøres på en måde, som ikke gjorde hverdagen tungere for de medarbejdere, der skulle bruge systemet.
Høj performance er en fornøjelse. Men i bund og grund handler det mere om brugertilfredshed, overblik og intuitive processer og flow i løsningen. Det har vi i dag, og det kommer vi til at toppe med Tellis® i 2023.
– Martin Larsen, Teamkoordinator, Vejen Kommune
Derfor var brugervenlighed et afgørende parameter i valget af ny platform. Det samme gjaldt muligheden for at kunne måle og følge op på bæredygtighed og compliance, to områder som fylder stadig mere i kommunens strategi.
Kunde
Vejen kommune
Lokation
Vejen, Danmark
Øvrige moduler
Løsningen
Intellis præsenterede en løsning, som ramte plet. Tellis® platformen blev lanceret som en ny, gennemarbejdet løsning til digital e-handel og kontraktstyring, hvor al funktionalitet er samlet i ét flow.
For Vejen Kommune betød det, at både den eksisterende Prisme 2009 og den kommende opgradering til Prisme 365 kunne kobles direkte op med Tellis®, så data flyder frit mellem systemerne. Intet skal tastes to gange.
Platformen blev desuden sat op med moduler til både kontraktstyring, kataloghåndtering og segmenteret tilgang til indkøb. På den måde kan kommunen målrette sine indsatser efter behov og samtidig sikre, at brugerne kun har adgang til de rigtige produkter og leverandører.
Samtidig er der tænkt på bæredygtighed. Systemet giver mulighed for at synliggøre grønne valg, så brugerne bliver motiveret til at træffe klimavenlige beslutninger i deres daglige indkøb. Det sker uden løftede pegefingre, men med tydelighed og lethed.
Resultatet
Vejen Kommune oplever nu et langt bedre overblik over både kontrakter og indkøbsprocesser. Platformen har gjort det muligt at samle mange små, spredte arbejdsgange i ét enkelt og intuitivt system, som fungerer på tværs af afdelinger og funktioner.
Med segmenteringsmodulet kan kommunen styre og prioritere indkøb smartere og bruge ressourcerne, hvor de gør størst forskel. Bæredygtighedsdata kan nu måles og følges tæt, og hele organisationen har fået øjnene op for værdien af mere grønne indkøb.
Samtidig oplever indkøbsfunktionen, at den centrale dialog er styrket. Brugerne kommunikerer mere direkte og struktureret, fordi de ved, hvor og hvordan de skal stille spørgsmål. Det skaber ro, klarhed og bedre beslutninger.
Om Vejen Kommune
- Vejen Kommune har cirka 43.000 indbyggere og ligger centralt placeret i Sydjylland
- Kommunen har i flere år været kåret som Danmarks mest erhvervsvenlige kommune
- Organisationen har omkring 3.500 medarbejdere fordelt på administration, skoler, dagtilbud og ældrepleje
- Vejen Kommune er i fuld gang med en digitaliseringsrejse, der skal forenkle arbejdsgange og styrke datadrevet ledelse
- Kommunen foretager hvert år offentlige indkøb for et trecifret millionbeløb på tværs af sektorer og leverandører
Læs mere om Vejen kommune: https://vejen.dk
