Udfordringen
I 2023 tog Odense Kommune, Danmarks tredjestørste by, hul på en ambitiøs modernisering af sine indkøbsprocesser. Målet var klart: at øge effektiviteten, understøtte bæredygtighed og forbedre brugeroplevelsen for både indkøbere og slutbrugere. Kommunen havde brug for en digital løsning, der kunne håndtere kompleksiteten i offentlige udbud, skabe overblik over aftaler og samtidig være fleksibel nok til at følge med organisationens løbende behov.
Vi har ønsket at vise kommunerne, hvordan vores Tellis®-løsning er den bedste og mest revolutionerede løsning, der netop kan understøtte og automatisere forskellige arbejdsgange. Derfor er det utrolig dejligt, at vi har vundet Odense Kommune, hvor deres behov netop bliver indfriet med Tellis®.
– Marie Østergaard Andersen, CPO, Intellis
Odense stod over for flere konkrete udfordringer: et stort antal leverandørkontrakter skulle administreres og overvåges, udbudsregler skulle overholdes, og miljøhensyn skulle i højere grad integreres i indkøbsbeslutningerne. Samtidig var der et klart ønske om at erstatte forældede manuelle arbejdsgange med en moderne platform, som kunne bruges intuitivt uden lange oplæringsforløb.
Efter en konkurrencepræget EU-udbudsrunde faldt valget på Intellis og deres e-Procurement-løsning Tellis®. Valget blev truffet ikke kun på grund af systemets funktionalitet, men også fordi det tydeligt afspejlede kommunens ambitioner om smartere og mere bæredygtige offentlige indkøb.
Kunde
Odense kommune
Lokation
Odense, Danmark
Øvrige moduler
Løsningen
Tellis®-platformen er konfigureret med en række moduler, der matcher Odense Kommunes behov. Kontraktstyringsmodulet gør det muligt at samle alle aftaler ét sted, søgbart, struktureret og med automatiske påmindelser om fornyelser og udløb. Det giver overblik og styrker kontrollen med overholdelsen af indgåede aftaler.
Et særligt fokuspunkt for Odense er bæredygtighed, og her kan Tellis®’ indbyggede bæredygtighedsmodul gøre en reel forskel. Miljømærker og grønne kriterier gøres synlige hele vejen gennem indkøbsprocessen, så slutbrugerne lettere kan træffe klimabevidste valg uden at gå på kompromis med kvalitet eller overholdelse af retningslinjer.
Katalogstyringen effektiviseres med automatisering, så brugerne kun får adgang til opdaterede og godkendte varer og ydelser. Og med PunchOut-funktionen kan medarbejderne tilgå eksterne leverandørers webshops direkte fra Tellis®, mens alle produkter, priser og indkøbskurve automatisk overføres til platformen. Det skaber en genkendelig og fleksibel indkøbsoplevelse uden at gå på kompromis med compliance.
Vi er altid glade for, at der kommer nye medlemmer til Intellis-familien. Derfor er vi også stolte over, at Odense valgte os. Vi tror på, at vi kan få et rigtig godt samarbejde i forhold til en løbende udvikling af Tellis®.
– Stig Larsen, CEO, Intellis
Tellis® er desuden klar til at blive integreret med Odense Kommunes eksisterende ERP-system, hvilket sikrer en stabil datastrøm på tværs af afdelinger og eliminerer dobbeltindtastninger. Det åbner op for nøjagtig rapportering i realtid og skaber et mere sammenhængende digitalt økosystem for indkøb.
Implementeringen tilpasses lokale behov gennem fælles workshops og træningsforløb, hvilket lægger fundamentet for et tæt og langsigtet samarbejde.
Perspektivet
Med Tellis® får Odense Kommune et fremtidssikret værktøj, der understøtter smartere og grønnere offentlige indkøb. Løsningen imødekommer kommunens krav til kontraktstyring, brugervenlighed og bæredygtighed og er udviklet med fokus på innovation, samarbejde og løbende forbedring.
“Det har igennem hele udbudsprocessen været vigtigt for Odense Kommune, at det var en løsning, der var professionel i forhold til kontraktstyring. Men i særdeleshed også en løsning, der kan fremme deres bæredygtige indkøb. Derudover har brugervenlighed været et afgørende element i udbuddet. Alle de ønsker kan Tellis® leve op til, fordi den er bygget på den nyeste teknologi, vi har mange års erfaring med brugervenlighed, og dertil har teamet bag Intellis et stort fokus på løbende udvikling, innovation samt brugerinddragelse.” Siger Stig Larsen.
Med Tellis® får Odense Kommune fået et fremtidssikret værktøj, som understøtter smartere og grønnere indkøb og et partnerskab med Intellis, der rækker langt ud over selve implementeringen.
Om Odense Kommune
- Over 207.000 indbyggere, hvilket gør Odense til Danmarks tredjestørste kommune.
- Omkring 17.000 personer arbejder i Odense Kommune på tværs af afdelinger og institutioner.
- Kommunen driver cirka 35 folkeskoler og over 100 daginstitutioner.
- Odense har som mål at være klimaneutral i 2030 og har stort fokus på grønne indkøb og cirkulær økonomi.
- Odense Kommune foretager offentlige indkøb for adskillige milliarder kroner årligt, fra IT og serviceydelser til byggeri og sundhedssektor.
Læs mere om Odense kommune: https://www.odense.dk
