Udfordringen
Fredensborg Kommune har i mange år arbejdet struktureret med deres kontraktstyring. Derfor var det heller ikke en tilfældighed, at netop segmentering blev omdrejningspunktet, da de skulle vælge en ny digital løsning. Målet var klart: skabe et samlet overblik og gøre de manuelle arbejdsgange fuldt elektroniske.
Kommunen havde behov for et samlet system, der kunne håndtere både struktur og skalering. De ønskede sig et digitalt flow, som kunne forenkle arbejdet med kontrakter og gøre det lettere at finde, dele og følge op.
Samtidig var det vigtigt, at løsningen kunne understøtte forskellige kontrakttyper og tilgange på tværs af forvaltningerne. Segmenteringsmodellen spiller her en nøglerolle og krævede en løsning, som kunne tænke på samme måde.
Det skulle også være nemt for både centrale og decentrale indkøbere at tilgå data og navigere i kontrakterne, uden at det krævede lange oplæringsforløb eller teknisk forståelse.
Kunde
Fredensborg kommune
Lokation
Kokkedal, Danmark
Øvrige moduler
Løsningen
Med Tellis® får Fredensborg Kommune en løsning, som allerede fra start er bygget op omkring deres egne principper. Kontraktoverblikket bliver fuldt digitalt, og alle dokumenter kan tilgås, deles og opdateres sikkert og effektivt.
Vi glæder os meget til at tage det nye system i brug. Særligt ønsker vi en løsning, som understøtter Fredensborg Kommunes kontraktstyringskoncept og segmenteringsmodel. Det er vi nu sikre på at få, da Intellis har udviklet en løsning, som tager udgangspunkt i netop vores behov.
– Jennifer Brethvad, Chefindkøber, Fredensborg Kommune
Platformen understøtter også en automatiseret arbejdsfordeling, hvor forskellige roller og niveauer arbejder med det, der giver mening for dem. Det frigiver tid og sikrer, at kommunen ikke mister vigtige deadlines eller overblik undervejs.
“Vi kender personerne bag Intellis og er ikke i tvivl om, at løsningen de leverer, er svaret på det, som Fredensborg Kommune drømmer om at sætte strøm til,” siger Jennifer Brethvad og tilføjer, at brugerne også får adgang til nye funktioner, bedre søgning og mulighed for at effektivisere hele indkøbsprocessen.
Resultatet
Segmentering er nu fuldt integreret i den digitale kontraktstyring. Tidligere manuelle arbejdsgange bliver sat i system, og alle kontrakter er tilgængelige ét sted. Det giver overblik, mindsker fejl og gør det langt nemmere at arbejde strategisk med kommunens indkøb.
Om Fredensborg Kommune
- Har cirka 42.000 indbyggere og ligger i Nordsjælland
- Kommunen har omkring 3.000 ansatte på tværs af skoler, daginstitutioner og administration
- Arbejder strategisk med indkøb og kontraktstyring baseret på segmentering
- Har fokus på digitalisering og automatisering af arbejdsgange
- Kommunen foretager årligt indkøb for flere hundrede millioner kroner
Læs mere om Fredensborg kommune: https://fredensborg.dk
