Et moderne og brugervenligt indkøbssystem med compliance i fokus

Udfordringen

Glostrup Kommune stod med et voksende behov for at forenkle og modernisere sin tilgang til offentlige indkøb. Kommunens indkøbsteam oplevede, at det eksisterende system var præget af manuelle arbejdsgange, uensartede processer og manglende overblik over aftaler og leverandører. De ønskede en løsning, der ikke blot kunne samle alt ét sted, men også sikre bedre compliance og skabe en lettere hverdag for brugerne.

Samtidig var det vigtigt, at den nye løsning kunne favne både de centrale indkøbere og de mange decentrale brugere i organisationen. Systemet skulle være intuitivt nok til, at det kunne bruges effektivt uden omfattende oplæring, og fleksibelt nok til at følge med kommunens fremtidige behov.

Tellis® har vist sig at være et yderst brugervenligt system, som er nemt at integrere i vores brugeres daglige arbejdsgange. Vi ser frem til at bruge systemet til at optimere vores indkøb og styrke vores processer.

– Glostrup Kommunes indkøbsteam

Løsningen

Med Tellis® fik Glostrup Kommune en e-handelsløsning, der kombinerer struktur med fleksibilitet. Platformen blev implementeret med fokus på enkelhed, relevans og automatisk styring af centrale processer. Indkøbssystemet blev konfigureret, så brugerne kun ser opdaterede og godkendte produkter og ydelser, hvilket reducerer risikoen for fejl og sikrer overholdelse af aftaler.

Et af nøgleelementerne var katalogstyring og PunchOut-integration, som giver medarbejderne mulighed for at handle direkte fra leverandørernes webshops. Produkter, priser og indkøbskurve synkroniseres automatisk med Tellis®, så compliance og sporbarhed bevares, uden at det går ud over den gode brugeroplevelse.

Systemet understøtter også decentralisering ved at give afdelingerne frihed til at handle inden for definerede rammer. Samtidig har indkøbsteamet overblik og kontrol via dashboards og rapportering, der viser, hvordan budgetter anvendes, og hvor der kan optimeres yderligere.

Intellis har i tæt dialog med kommunen sikret, at platformen er tilpasset Glostrups organisering og arbejdsgange. Et effektivt onboardingsforløb og brugervenligt design har gjort det muligt at implementere løsningen hurtigt og smidigt.

Resultatet

Med Tellis® har Glostrup Kommune fået en løsning, der ikke alene forbedrer indkøbsprocesserne, men også styrker samarbejdet på tværs af organisationen. Brugerne oplever nu en mere enkel og strømlinet arbejdsdag, hvor systemet guider dem frem for at stå i vejen. Samtidig har ledelsen fået bedre indblik i indkøbsdata og mulighed for at følge op med præcise nøgletal.

Den øgede compliance betyder, at kommunen i højere grad sikrer sig mod fejlindkøb og utilsigtede aftalebrud. Samtidig kan der handles mere strategisk og bæredygtigt, fordi platformen gør det nemt at vælge godkendte produkter og leverandører.

Valget af Tellis® har skabt et solidt fundament for smartere indkøb i Glostrup Kommune. Med Intellis som partner får kommunen løbende adgang til ny funktionalitet og udvikling, som kan understøtte deres strategi, både nu og fremover.

---

Om Glostrup Kommune

• Ca. 23.000 indbyggere fordelt på både byområder og grønne rekreative omgivelser
• Kommunen har et stærkt fokus på digitalisering og effektive arbejdsgange
• Har tidligere implementeret flere cloudbaserede løsninger for at sikre agilitet og datasikkerhed
• Offentlig indkøbsvolumen i kommunen løber op i et trecifret millionbeløb årligt
• Organisationen tæller over 1.800 ansatte på tværs af fagområder som skole, ældrepleje, teknik og administration

Læs mere om Glostrup kommune: https://www.glostrup.dk