Intuitiv indkøbsplatform i praksis

Udfordringen

Brugervenlighed stod øverst på ønskelisten hos Varde Kommune. Med næsten 50.000 indbyggere og mange decentrale enheder havde kommunen brug for et indkøbssystem, som alle medarbejdere let kunne anvende i hverdagen. Samtidig var det afgørende, at løsningen kunne håndtere hele den komplekse indkøbsproces digitalt, fra varekøb til fakturabetaling, uden at gå på kompromis med funktionalitet eller overblik.

Det var en udfordring at finde en enkel applikation, der både er nem at navigere i og robust nok til at understøtte alle trin i processen. Desuden manglede kommunen et samlet overblik over de mange leverandørkontrakter på tværs af forvaltningerne, så indkøbene kunne styres hen mod de rette aftaler og priser. Varde søgte kort sagt en løsning, der kunne integreres i de eksisterende arbejdsgange og samtidig løfte brugeroplevelsen markant.

Løsningen

Intellis’ svar på udfordringen blev Tellis®, en skræddersyet e-indkøbsplatform konfigureret præcist til Varde Kommunes behov. Løsningen understøtter hele den elektroniske indkøbsproces og samler alle aftaler digitalt. Med et dedikeret kontraktstyringsmodul fik kommunen ét centralt sted at opbevare og dele alle kontrakter, hvilket gav et langt bedre overblik og automatiske påmindelser om vigtige frister. Samtidig sikrer platformen, at medarbejderne altid køber ind under de rigtige aftaler, til den aftalte pris og kvalitet. Brugeradgangen er rollebaseret og styres centralt, så hver medarbejder kun ser de kataloger og varer, der er relevante for dem.

Denne tillidsfulde samarbejdsånd betød, at løsningen fra start blev tilpasset lokale arbejdsgange og brugernes feedback.

– Lisbeth Kohls Jensen, Chef for Indkøb, Varde Kommune

Tellis® blev desuden integreret med Varde Kommunes økonomisystem, så data flyder gnidningsfrit fra bestilling til betaling, uden manuelle mellemregninger. Implementeringen skete i tæt dialog mellem Varde og Intellis, hvor leverandøren udviste stor fleksibilitet og lydhørhed over for kommunens ønsker. “Vi er glade for, at de er på banen igen, og vi har tillid til, at de kan, fordi det har vi set før. De har været rigtig fleksible i forhold til, at vi kan få opfyldt de ønsker vi har, og været lyttende omkring det,”

Resultatet

Allerede kort efter implementeringen mærkede Varde Kommune en forskel. Medarbejderne oplever en mere enkel tilgang til e-handel, hvor indkøb nu kan foretages hurtigt og intuitivt uden omfattende oplæring. Den forbedrede kontraktstyring på tværs af afdelinger har øget overholdelsen af indgåede aftaler og gjort det nemmere at følge op på leverandører og priser. Samtidig har central styring af brugeradgange skabt bedre kontrol og sikret, at kun autoriserede brugere foretager indkøb, alt sammen uden at belaste IT-afdelingen unødigt.

Varde fremhæver selv brugervenligheden ved Tellis® og forventer stor værdi af de mange funktioner, både nu og i fremtiden: “Tellis® virker brugervenligt og let at navigere i, og det er topprioritet, at vores slutbrugere får den bedste løsning. Vi forventer, at vi og slutbrugerne får stort udbytte af løsningens funktioner. Løsningen forventes at kunne opfylde vores nuværende behov samt de behov vi har eller får i fremtiden. Varde ser frem til samarbejdet med Intellis, hvor vi sammen sikrer, at løsningen opfylder vores og brugernes behov.”

---

Om Varde Kommune

• Næsten 50.000 indbyggere, en mellemstor kommune i Danmark
• Areal på 1.240 km² gør Varde til Danmarks femtestørste kommune målt på areal
• Omkring 4.000 medarbejdere arbejder i Varde Kommune og servicerer borgerne
• Lang Vesterhavskyst og enestående naturområder som Nationalpark Vadehavet og Naturpark Vesterhavet tiltrækker borgere og turister
• Varde Kommune foretager hvert år offentlige indkøb for flere hundrede millioner kroner, alt fra IT og kontorartikler til byggeri, undervisning og pleje

Læs mere om Varde kommune: https://vardekommune.dk